Ilmu Software: Mengirim Email dari Microsoft Access

Bagaimanakah cara mengirim email dari Microsoft Access?

Pada aplikasi Access yang anda buat mungkin anda perlu suatu proses mengirim email kepada pelanggan atau kepada rekan kerja anda.

Sebagai contoh misalnya pada aplikasi modul permohonan cuti, jika karyawan akan cuti harus mengisi form permohonan cuti karyawan. Pada modul ini disediakan proses mengirim email kepada atasan karyawan dari form entry data cuti karyawan.

Ada 3 cara untuk mengirim email dari Microsoft Access yaitu menggunakan perintah DoCmd.SendObject, dengan menggunakan object Outlook.Application, dan langsung menggunakan pemrograman Window Socket (Winsock).

Pada posting kali ini saya akan membahas proses pengiriman email menggunakan perintah DoCmd.SendObject.

Perintah Docmd.SendObject mempunyai 10 buah argument yaitu :

ObjectType yaitu dapat berupa table, query, form, report, module atau Data Access Page yang akan dikirim
ObjectName adalah nama object yang akan dikirim, nama form atau nama report
OutputFormat adalah format object yang akan dikirim dapat berupa html, xls, txt, dan rtf
To adalah alamat email tujuan yang akan dikirimi data
Cc adalah alamat email tujuan yang akan dikirimi data pada Cc (copy)
Bcc adalah alamat email tujuan yang akan dikirimi data pada Bcc
Subject adalah subject dari email yang akan dikirim
Message Text adalah tulisan atau pesan yang akan disertakan pada email
Edit Message adalah untuk menentukan apakah email bisa diedit sebelum dikirim
Template File adalah nama path dan nama file yang akan digunakan sebagai template html. Template file adalah file yang mengandung tag HTML

Berikut contoh form untuk mengirim data dari access menggunakan email menggunakan DoCmd.SendObject.

Pada contoh ini object data yang dikirim adalah tabel Anggota koperasi. Pada saat user mengklik tombol Email maka kita diberi pilihan untuk memilih format data yang akan dikirimkan melalui email. Setelah kita memilih format data maka aplikasi access langsung akan memanggil aplikasi Outlook. Pada aplikasi Outlook yang muncul pada field To, Cc, Bcc, Subject dan Message body akan berisi data sesuai dengan data yang anda masukkan pada form access. Sedangkan data object tabel akan ada sebagai attachment file dengan tipe file sesuai dengan yang kita pilih pada pilihan format.

Download Contoh File Access