Form Bagian

Silakan membuat form Bagian dengan menggunakan wizard yang disediakan fasilitasnya oleh Microsoft Access. Klik di sini untuk petunjuk membuat form dengan wizard.
Hasil tampilan form Bagian dengan menggunakan wizard dengan pilihan default akan tampak seperti gambar berikut:

Gambar Form Bagian

Keterangan gambar:

• Tulisan Bagian pada form ini adalah Caption.
• Tanda segitiga pada bagian samping kiri adalah record selector
• Pada form ini ada 3 buah text box dan satu buah check box
• Tombol di bagian bawah adalah tombol navigasi untuk memindahkan record data yang aktif dan untuk menambah data.

Form Bagian mempunyai data record source ke tabel Bagian di mana pada tabel Bagian ada field KODE_DEPARTEMEN yang berelasi ke tabel Departemen. Pada form ini data Kode Departemen merujuk pada tabel Departemen. Jika kita mengisi data Kode Departemen dan kode yang diisi tidak ada pada tabel Departemen maka akan muncul pesan error sebagai berikut:

Gambar pesan error MS-Access

Pesan error: "You cannot add or change a record because a related records is required in table 'DEPARTEMEN'" ini menunjukan bahwa kita tidak dapat mengisi kode Departemen sembarangan. Kode harus ada pada tabel Departemen.
Untuk menghindari kesalahan semacam ini dan mempermudah pengisian data Kode Departemen maka kita dapat mengganti text box KODE_DEPARTEMEN menjadi combo box di mana pilihan pada combo box merujuk pada isi tabel Departemen.
Cara mengganti text box menjadi combo box adalah:

1. Tampilkan form pada design mode
2. Klik kanan pada text box KODE_DEPARTEMEN
3. Pada pop up menu yang muncul pilih Change To lalu pilih Combo Box
4. Tampilkan property Combo Box KODE_DEPARTEMEN dengan cara mendouble klik object combo box
5. Tambah ukuran lebar combo box pada property width
6. Isi Row Source (pada tab data) : "SELECT DEPARTEMEN.KODE_DEPARTEMEN, DEPARTEMEN.NAMA_DEPARTEMEN FROM DEPARTEMEN ORDER BY DEPARTEMEN.NAMA_DEPARTEMEN; " , kita mengambil kolom KODE_DEPARTEMEN dan NAMA DEPARTEMEN dari tabel Departemen
7. Set Column Count property menjadi 2 untuk menentukan jumlah kolom untuk Combo Box
8. Set Column Widths property menjadi 0" untuk menentukan lebar kolom dari KODE_DEPARTEMEN adalah 0 dan NAMA_DEPARTEMEN adalah default lebar Combo Box
9. Isi Bound Column menjadi 1, adalah untuk menentukan kolom pertama yang datanya akan diambil

Selanjutnya ubah caption dari label KODE_BAGIAN menjadi Kode KODE BAGIAN, NAMA_BAGIAN menjadi NAMA BAGIAN dan KODE_DEPARTEMEN menjadi DEPARTEMEN.
Hasil perubahan form dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar Form Bagian yang sudah dimodifikasi

Pada form yang baru, kita dapat mengisi data KODE_DEPARTEMEN dari Combo Box Kode Departemen yang datanya dipilih dari tabel Departemen (lihat property Row Source). Pada combo box ini sebenarnya data yang disimpan pada tabel Bagian adalah Kode Departemen sedangkan data yang ditampilkan adalah Nama Departemen. Hal ini dapat dilakukan karena Combo Box menyediakan fasilitas untuk menampilkan data dari tabel Departemen yaitu data KODE_DEPARTEMEN dan NAMA_DEPARTEMEN. Karena property Column Count diset menjadi 2 maka data yang diambil adalah dua kolom yaitu KODE_DEPARTEMEN dan NAMA_DEPARTEMEN sedangkan property Width diset ke 0" menunjukkan kolom pertama yaitu KODE_DEPARTEMEN datanya disembunyikan oleh Combo Box dan kolom kedua yaitu NAMA_DEPARTEMEN tidak didefinisikan lebar kolomnya maka defaultnya adalah akan mengambil data lebar combo box.

Artikel terkait dengan kategori ini: