Kita harus dapat membuat rancangan user interface yang mudah digunakan oleh user. Pada aplikasi Payroll ini form interface terdiri dari:
Data Master
- Form Jabatan
Form Jabatan ini digunakan untuk memasukkan data master jabatan karyawan, misalnya Manager, Supervisor, Staff dan lain-lain.
Pada tabel jabatan terdapat field tunjangan jabatan. Tunjangan jabatan adalah nilai uang yang akan dibayarkan kepada karyawan bersama gaji bulanan. Semakin tinggi posisi jabatan karyawan, semakin tinggi besaran tunjangan jabatan. - Form Departemen
Form Departemen digunakan untuk memasukkan data departemen yang ada di perusahaan, misalnya HR Department, Production Department, General Affair Department dan lain-lain.
- Form Cabang
Form cabang adalah form untuk memasukkan data kontor cabang yang ada dalam perusahaan, misalnya Jakarta, Bandung, Surabaya dan lain-lain.
Pada tabel Cabang terdapat field Uang_Makan. Mengapa ada field ini pada tabel Cabang? Hal ini karena besaran nilai uang makan di tiap cabang tidak sama. - Form Karyawan
Form karyawan adalah form untuk memasukkan data karyawan. Setiap karyawan mempunyai Jabatan, Cabang dan Departemen yang datanya diambil dari tabel Jabatan, Cabang dan Departemen.
Form karyawan ini merupakan revisi dari form yang sebelumnya saya buat. Pada form ini tersedia data nomor rekening, nama bank dan nama pemegang rekening. Data bank account ini diperlukan jika perusahaan membayar gaji karyawan melalui transfer bank.
Data Transaksi
- Form input data cuti
Form ini digunakan untuk memasukkan data jumlah hari cuti perbulan dari karyawan. Nantinya data jumlah cuti akan mengurangi jumlah hari kerja standar karyawan sehingga akan mempengaruhi jumlah uang makan yang diterima.
- Data Lembur
Form untuk memasukkan data jumlah akumulasi jam lembur karyawan setiap bulan.
- Data Potongan Lain-Lain
Pada aplikasi ini disediakan data potongan lain-lain untuk menampung data potongan gaji karyawan selain potongan tetap misalnya pajak dan Jamsostek. Hal ini disediakan untuk memenuhi kebutuhan yang diperlukan dari masing-masing instansi sehingga aplikasi menjadi lebih fleksibel.
Contoh potongan lain-lain misalnya potongan kredit perumahan, potongan pinjaman karyawan atau potongan koperasi.
- Proses Gaji Karyawan
Form Proses gaji karyawan adalah untuk memproses data transaksi gaji karyawan setiap bulan. Tabel gaji akan diupdate/insert dengan data-data gaji karyawan yang terdiri dari gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan keluarga, uang makan, uang lembur dan data lainnya.
Data Pendukung
Form data pendukung yaitu form yang tidak termasuk pada kategori Data Master ataupun Data Transaksi. Data-data ini merupakan variabel-variabel yang digunakan untuk perhitungan gaji karyawan.
- Form setup hari kerja karyawan
Form ini digunakan untuk memasukkan data standard hari kerja karyawan perbulan. Misalnya hari kerja bulan Januari tahun 2013 adalah 22 hari, bulan Februari 2013 20 hari, dan seterusnya sampai dengan bulan Desember 2013.
Standard hari kerja ini berlaku untuk semua karyawan. Data standard hari kerja digunakan untuk menghitung jumlah uang makan yang diterima karyawan pada slip gaji. Nilai uang makan satu bulan adalah jumlah hari kerja dikali dengan besaran uang makan perhari.
Jika karyawan tidak masuk kerja maka uang makan yang dibayarkan dikurangi sejumlah hari kerja tidak masuk. Data jumlah hari tidak kerja ada pada tabel Cuti. - Form Options
Form ini digunakan untuk menyimpan data-data persen PPH, nilai besaran PTKP, persen Jamsostek, Tunjanagn Istri dan Tunjangan Anak. Kita menyimpan data ini pada tabel untuk mempermudah jika suatu saat ada perubahan nilai menyesuaikan dengan peraturan pemerintah. Misalnya nilai persen PPH tahun yang akan datang ada kenaikan atau penurunan, kita tinggal merubah data pada tabel ini.
- Setup kenaikan gaji karyawan
Form Setup kenaikan gaji karyawan adalam form untuk melakukan proses update data gaji karyawan bilamana terjadi kenaikan gaji karyawan. Biasanya kenaikan gaji terjadi setiap satu tahun sekali. Pada form ini user bisa melakukan kenaikan karyawan sekaligus untuk semua karyawan jika prosentase kenaikan-nya sama atau bisa juga perkaryawan jika prosentase kenaikan gaji tidak sama untuk setiap karyawan.
