Search This Blog

Loading...

Meng-compact (memadatkan) file data email personal folder (outlook.pst)

Jika anda pengguna Microsoft Outlook dari Office XP, anda harus memperhatikan file data email atau personal folder (outlook.pst) anda. Jika ukuran file outlook.pst anda sudah mencapai 2 GB maka anda akan mengalami error yaitu tidak bisa mengirim ataupun menerima email (send/receive) dengan pesan kesalahan “unknown error”.

Untuk menghindari ukuran file outlook.pst mencapai 2GB, sebaiknya anda rajin-rajin menghapus email-email yang sudah tidak diperlukan. Jika email yang tidak diperlukan sudah anda hapus, selanjutnya anda harus meng-compact outlook.pst anda dengan cara sebagai berikut:

1. Buka program Microsoft outlook anda
2. Pilih Option dari Tools menu
3. Klick tab Mail Setup
4. Klick tombol Data Files
5. Klick tombol Settings
6. Klick tombol Compact Now untuk memperkecil ukuran file outlook.pst
7. Klick tombol Ok, Klick tombol Close dan terakhir klik tombol Ok untuk kembali ke tampilan Microsoft Outlook.

Jika data outlook.pst anda sudah terlanjur mencapai ukuran 2 GB, maka yang harus anda lakukan adalah mengganti file personal folder default Microsoft outlook anda..
Pertama-tama anda harus membuat file personal folder (.pst) yang baru. Caranya dari aplikasi Outlook pilih menu File, pilih New, pilih Outlook Data File, lalu pilih Personal Folder pada form New Outlook Data File, lalu klick tombol Ok. Beri nama file data outlook anda dengan nama outlook-baru.pst lalu klik tombol OK. Biarkan nama Personal Folder secara default lalu klik tombol OK pada form Create Microsoft Personal Folders. Pada folder list akan muncul satu folder baru bernama Personal Folder.

Selanjutnya anda harus mengganti nama file outlook.pst yang lama dengan nama lain selain outlook.pst, misalnya outlook1.pst dan mengganti nama file outlook-baru.pst menjadi outlook.pst. Caranya sebagai berikut:

1. Buka program Microsoft Outlook anda jika belum aktif
2. Pilih Option dari Tools menu
3. Klick tab Mail Setup
4. Klick tombol Data Files
5. Klick tombol Open Folder, maka akan muncul windows explorer dengan lokasi di mana outlook.pst anda berada.
6. Tutup aplikasi outlook anda karena jika tidak anda tidak akan bisa mengganti nama file personal folder anda.

Gantilah nama file outlook.pst menjadi outlok1.pst dan outlook-baru.pst menjadi outlook.pst.

Sekarang buka lagi aplikasi Microsoft Outlook anda. Akan ada windows message yang tampil akibat perubahan nama file personal folder, abaikan saja dan klik tombol OK.
Sekarang personal folder default anda masih kosong karena belum menyimpan data email.

Anda akan kaget karena email-email lama anda tidak tampak, tidak perlu panik karena email-email anda masih ada di hardisk anda. Yang harus anda lakukan adalah membuka personal folder lama anda yang bernama outook1.pst, caranya:
Pilih menu File, lalu pilih Open, lalu pilih Outlook Data File. Akan muncul Open Outlook Data File dialog box. Pada dialog box ini anda pilih outlook1.pst lalu klik tombol OK. Email-email lama anda akan muncul lagi pada Folder List Microsoft Outlook.

Semoga bermanfaat.
Post a Comment