Query pada Microsoft Access bermacam-macam. Adapun Query yang ada pada MS-Access diantaranya adalah query select. Query Select digunakan untuk menampilkan data dari suatu tabel atau lebih.
1. Query Select dari satu tabel
Query select dari satu tabel dapat ditulis sebagai berikut:
Select * From Karyawan
Perintah query di atas adalah untuk menampilkan semua kolom (field) dan semua baris (row) dari tabel Karyawan. Jika anda ingin data ditampilkan berurutan berdasarkan nama karyawan maka anda harus menambahkan perintah Order By Nama pada akhir perintah query select tersebut menjadi sebagai berikut:
Select * From Karyawan Order By Nama;
Sedangkan jika anda ingin mengurutkan data berdasarkan tanggal lahir maka perintah query select-nya menjadi:
Select * From Karyawan Order By Tanggal_Lahir;
Jika anda ingin mengurutkan data berdasarkan nama dan tanggal lahir maka perintah query select-nya menjadi:
Select * From Karyawan Order By Nama,Tanggal_Lahir;
Dengan perintah Select * artinya kita menampilkan semua row (kolom) dari tabel yang ada pada perintah From. Jika jumlah kolom atau field dalam tabel ada 100 field maka semua field akan ditampilkan dan ini terlalu banyak padahal user hanya memerlukan field-field tertentu saja.
Untuk menampilkan field data tertentu saja maka tanda * harus kita ganti dengan nama-nama field yang kita perlukan saja dipisahkan oleh tanda koma untuk ditampilkan. Untuk menampilkan data nama dan tanggal lahir saja maka perintah query select menjadi:
Select Nama,Tanggal_Lahir From Karyawan Order By Nama;
2. Query Select dari lebih daru satu tabel
Untuk membuat query select dari dua tabel, maka harus ada minimal 1 field dari kedua tabel yang direlasikan. Field yang direlasikan harus mempunyai tipe data yang sama. Sebagai contoh tabel Karyawan ada field Kode_Departemen yang direlasikan ke field Kode_Departemen dari tabel Departemen.
Pada tabel Karyawan tidak ada field Nama_Departemen. Jika anda ingin menampilkan data nama karyawan dan nama departemen pada satu tampilan maka perintah select yang harus anda buat adalah:
Select Nama,Nama_Departemen From Karyawan Inner Join Departemen On Karyawan.Kode_Departemen=Departemen.Kode_Departemen;
Statemen Inner Join adalah statemen untuk menghubungkan 2 buah tabel melalui field yang mempunyai tipe data yang sama.
Mungkin anda bertanya-tanya mengapa harus ada dua tabel Karyawan dan Departemen? Kenapa tidak kita buat saja field Nama Departemen di tabel Karyawan?
Jawabananya adalah begini:
Jika paad tabel Karyawan ada 1000 data dengan nama departemen: Production Departmen, maka kita harus mengganti 1000 data jika nama departemen berubah menjadi Departemen Produksi. Lain halnya jika kita menyimpan data nama departemen pada tabel Departemen kita hanya merubah satu data (record) saja karena 1000 data di tabel Karyawan merujuk pada data nama departemen di tabel Departemen.
Membatasi jumlah record data yang ditampilkan
Jika anda hanya memerlukan data tertentu saja yang akan ditampilkan maka anda harus menambahkan keyword Where [kondisi] pada perintah Select query. Untuk menampilkan hanya karyawan laki-laki saja maka perintahnya:
Select Nama, Tanggal_Lahir From Karyawan Where Jenis_Kelamin='L' Order By Nama;
MENGHITUNG DATA DENGAN COUNT
Menghitung seluruh karyawan menggunakan perintah Select Count(*) From Karyawan
Apabila anda mempunyai tabel karyawan dengan ada field Jenis Kelamin di dalamnya, anda dapat menghitung jumlah karyawan berdasar jenis kelamin. Untuk menghitung jumlah karyawan laki-laki dan perempuan kita dapat menggunakan select query dengan fungsi count.
Select Jenis_Kelamin, Count(*) As Jumlah From Karyawan Group By Jenis_Kelamin;
Menghitung Jumlah Karyawan per Departemen
Select Kode_Departemen, Count(*) As Jumlah From Karyawan Group By Kode_Departemen;